1. Grundsätze der Qualitätssicherung
Alle Forschungsprojekte des IAB werden qualitätsgesichert. Die Verantwortung für die Qualitätssicherung wissenschaftlicher Vorhaben liegt dabei zuallererst in den Händen der Forschungseinheiten (Variante A). In bestimmten Fällen findet eine zusätzliche, bereichsexterne Qualitätssicherung nach unterschiedlichen Verfahren (Variante B) oder eine institutsexterne Qualitätssicherung (Variante C) statt. Unabhängig von den allgemeinen Regeln kann die Institutsleitung für jedes Projekt ein bestimmtes Verfahren der Qualitätssicherung anordnen oder aussetzen. Diese Entscheidung ist zu dokumentieren. Eine besondere Meldepflicht an die Institutsleitung besteht nicht.
Basis für die Qualitätssicherung in den Bereichen und für die Entscheidung über eine gegebenenfalls notwendige zusätzliche Qualitätssicherung ist eine Projektskizze, die zu jedem Projekt erstellt wird. In dieser werden die Fragestellung und ihre wissenschaftliche Relevanz, die verwendeten Methoden und Daten, die geplanten Personal- und Sachressourcen sowie ein Arbeitsplan dargelegt. Diese Skizze soll ebenfalls Aufschluss über die Bedeutung des Projekts für die Politikberatung, die Umsetzung der (Forschungs-) Strategie des IAB und die Erfüllung gesetzlicher Aufträge geben. Den Mindeststandard bilden hier die Einträge, die in IABaktiv vorzunehmen sind. Sie ist Teil der (elektronischen) Projektunterlagen, die in Anwendung der Regeln zur Sicherung der guten wissenschaftlichen Praxis aufzubewahren sind.
Die Art der Qualitätssicherung ist in IABaktiv bzw. im Projektleitungs-Cockpit zu dokumentieren und den Projektunterlagen beizufügen (ab dem 1. Juli 2022 muss die Qualitätssicherung bei allen neuen Projekten im Projektleitungs-Cockpit dokumentiert werden). Die Dokumentation enthält Angaben zumindest über den Gegenstandsbereich der Qualitätssicherung (Gesamtprojekt oder in Ausnahmen Teilprojekt, einzelne Aspekte wie Datenverfügbarkeit und -eignung, Methode usw.), über die Funktion oder Organisation der Beteiligten (z.B. Bereichsleitung, Arbeitsgruppe) und über das Ergebnis der Qualitätssicherung. Sie kann stark verkürzt werden bei Projekten, die nach der Variante A qualitätsgesichert werden und deren Projektvolumen sechs Personenmonate nicht übersteigt oder die im Rahmen der Zielvereinbarungen im Rechtskreis Sozialgesetzbuch Zweites Buch (SGB II) durchgeführt werden.
2. Grundformen der Qualitätssicherung
Variante A: Qualitätssicherung in Verantwortung der Forschungseinheiten
Die Art der Qualitätssicherung liegt bei dieser Variante im Ermessen der Forschungseinheiten. Sie kann Methoden wie das Mehr-Augen-Prinzip, Peer Review oder Beratungen zu spezifischen Themen umfassen. Hierbei kann beispielsweise auf folgenden Maßnahmen zurückgegriffen werden (Auflistung unvollständig):
- Sichtung und Kommentierung der Projektskizze durch die Bereichsleitung
- Kollegiale Beratung auf Basis der Projektskizze durch Kollegen und Kolleginnen der eigenen oder einer anderen Forschungseinheit
- Methodenberatung (z. B. durch das Kompetenzzentrum empirische Methoden)
- Vorstellung und Diskussion des Projekts je nach Größe und Bedeutung in einem Bereichstreffen, einer Arbeitsgruppe, einer Forschungsbereichsleiterrunde oder beim Wissenschaftlichen Beirat
- Beiräte oder Begleitkreise bei bereits laufenden Projekten.
Standards der Qualitätssicherung ergeben sich aus der Erklärung des IAB zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis. Mit Ausnahme der Dokumentationspflicht im Projektleitungscockpit (siehe Abschnitt I) gibt es hierbei keine Vorgaben für die Bereiche.
Variante B: Zusätzliche Qualitätssicherung außerhalb der Forschungseinheiten
Für die Qualitätssicherung außerhalb der Forschungsbereiche kommen verschiedene Untervarianten der Qualitätssicherung wissenschaftlicher Vorhaben in Betracht, die im Folgenden dargestellt werden.
Variante B1: Schriftliche Projektbegutachtung
Für eine schriftliche Projektbegutachtung legt die Projektleitung der Arbeitsgruppe (AG) Projektbegutachtung begutachtungsfähige Projektunterlagen vor. Sie werden von mindestens zwei Gutachtern und Gutachterinnen, die nicht zu den am Projekt beteiligten Forschungseinheiten gehören und fachlich einschlägig sind, nach den Kriterien Relevanz des Forschungsthemas, inhaltliche und methodische Schlüssigkeit sowie Durchführbarkeit der Projektkonzeption schriftlich bewertet. Dabei können die Gutachter und Gutachterinnen die Projektleitung auffordern, zu den Anmerkungen Stellung zu nehmen, auf die Einarbeitung ihrer Vorschläge plädieren, eine Neuformulierung des Antrages fordern oder den Antrag ablehnen. Der Prozess der Projektbegutachtung wird begleitet von zwei Mitgliedern der AG Projektbegutachtung, die die Aufgabe der Berichterstattung übernehmen. Auf Grundlage der Gutachten, der Stellungnahme der Projektleitung und eines zusammenfassenden Berichts der Berichterstattenden befindet die AG Projektbegutachtung darüber, ob sie der Institutsleitung die Freigabe des Projekts vorschlägt.
Die begutachtungsfähigen Projektunterlagen müssen der AG Projektbegutachtung mit einem Vorlauf von drei Monaten vor dem geplanten Projektbeginn vorgelegt werden, um die fristgerechte Durchführung der Begutachtung sicherzustellen. Diese Frist lässt sich auf Wunsch durch das sogenannte Fast-Track-Verfahren verkürzen: Hier werden sowohl Berichterstattende als auch Gutachter und Gutachterinnen bereits vor Fertigstellung der begutachtungsfähigen Projektunterlagen bestimmt. Die Projektleitung schlägt im Projektleitungs-Cockpit einen verbindlichen Termin vor, an dem die begutachtungsfähigen Projektunterlagen vorgelegt werden, so dass dann umgehend mit der Begutachtung begonnen werden kann.
Bei Projekten, die mit einer Vergabe verbunden sind, müssen begutachtungsfähige Unterlagen mindestens neun Monate vor geplantem Projektbeginn vorgelegt werden, da die Bearbeitungszeit durch den BA-Einkauf derzeit mindestens sechs Monate beträgt.
Variante B2: Begutachtungsworkshop
Die Projektbegutachtung kann auch im Rahmen eines Begutachtungsworkshops erfolgen. Dieser muss die gleichen Qualitätsstandards wie eine schriftliche Projektbegutachtung erfüllen. Die AG Projektbegutachtung bestimmt auch hier – gegebenenfalls auf Vorschlag der Institutsleitung - zwei Gutachter oder Gutachterinnen. Es müssen ebenfalls vorab begutachtungsfähige Projektunterlagen erstellt werden. Diese werden von einer Berichterstattenden der AG Projektbegutachtung auf Vollständigkeit geprüft und mindestens eine Woche vor dem Termin des Begutachtungsworkshops allen Beteiligten vorgelegt. Im Rahmen des Begutachtungsworkshops wird das Projekt in allen Details vorgestellt und diskutiert. Die Auflagen und Empfehlungen der Gutachter und Gutachterinnen, deren Votum für oder gegen die Durchführung des Projekts sowie die Stellungnahmen der Projektleitung, wie und bis wann Auflagen und Empfehlungen umgesetzt werden, sind zu protokollieren. Die begutachtungsfähigen Projektunterlagen, die Präsentation des Projekts und das mit den Gutachter und Gutachterinnen abgestimmte und von ihnen mitgezeichnete Protokoll sind gegenüber der AG Projektbegutachtung zu dokumentieren. Auf Grundlage dieser Dokumentation und einer Zusammenfassung der/des beim Begutachtungsworkshop anwesenden Berichterstatterin oder Berichterstatters befindet die AG Projektbegutachtung darüber, ob sie der Institutsleitung die Durchführung des Projekts vorschlägt.
Variante B3: Begleitende Qualitätssicherung
Bei Projekten, die unter einem hohen Zeitdruck stehen, ist in Ausnahmefällen eine begleitende Qualitätssicherung möglich. Nur wenn es die Projektleitungen nachweislich nicht selbst zu verantworten haben, dass eine vorherige Begutachtung nach den Varianten B1 oder B2 nicht möglich ist, kann die Institutsleitung auf Antrag über das Projektleitungs-Cockpit eine begleitende Qualitätssicherung genehmigen.
Da in diesen Fällen bereits grundsätzlich über die Durchführung entschieden wurde, ist das Ziel der begleitenden Qualitätssicherung, das wissenschaftliche Niveau zu sichern und gegebenenfalls zu steigern.
Die begleitende Qualitätssicherung erfolgt in der Regel in Form eines Begutachtungsworkshops, dessen Verfahren in Variante B2 beschrieben werden. Der Begutachtungsworkshop sollte so früh wie möglich durchgeführt werden, spätestens aber drei Monate nach Beginn des Projekts.
Auf Antrag der Projektleitung kann die Institutsleitung auch andere Methoden der begleitenden Qualitätssicherung genehmigen, welche die Projektleitung dann eigenverantwortlich durchführt. Beispiele hierfür sind eine Qualitätssicherung durch ein externes wissenschaftliches Gremium oder die Einrichtung eines Beirats oder Begleitkreises.
Variante C: IAB-externe wissenschaftliche Qualitätssicherung
Projekte, die durch Drittmittel der Forschungsförderung (Projekte der Kategorie 1 nach dem IAB-Drittmittelkonzept) finanziert sind, werden durch die Einrichtungen der Forschungsförderung qualitätsgesichert. Auch wenn die Förderung nicht kostendeckend ist und bereichsexterne IAB-Mittel für die Durchführung erforderlich sind, genügt die Qualitätssicherung des Drittmittelgebers, sofern alle Teile des Projekts begutachtet werden.
3. Zugang zu verschiedenen Formen der Qualitätssicherung
Entscheidend dafür, welche Form der Qualitätssicherung zur Anwendung kommt, ist zunächst die Kostenstruktur des Projektes. In zweiter Linie können Informationen aus dem Projektleitungs-Cockpit, etwa im Rahmen der Risikobewertung, zu einer Zuordnung zur Variante B1 oder B2 führen.
Variante A: Qualitätssicherung in Verantwortung der Forschungseinheiten
Bei allen Projekten, die allein aus den bereits von der Institutsleitung zugewiesenen Personalressourcen der Forschungseinheiten finanziert werden, sind die Einheiten und deren Leitung für die Qualitätssicherung zuständig. Dies gilt also, wenn sie
- keine Mittel aus dem BA-Forschungstitel bzw. Sachverständigentitel (SGB III),
- keine Mittel aus dem Projektkostentitel (z. B. Vergabemittel der Wirkungsforschung SGB II),
- sowie keine zusätzlichen Personalressourcen (z. B. projektgebundene Ermächtigungen)
erhalten. Sofern im Projekt zusätzliche Sachmittel bis zu einem Volumen von 50.000 Euro benötigt werden, bleibt die Verantwortung für die Qualitätssicherung in der Forschungseinheit. Diese Regelung gilt für Projekte der SGB-III- wie der SGB-II-Forschung (für letztere, soweit sie im Rahmen des Zielvereinbarungsprozesses mit dem BMAS angemeldet wurden).
Die Variante A der Qualitätssicherung gilt auch für Drittmittelprojekte der Kategorien 4 (Forschungsauftrag Standard) und 5 (Forschungsauftrag mit Verschwiegenheitsklausel), wenn dem nicht die Festlegungen zur geschäftspolitischen Bedeutung oder Reputationsrisiken für das IAB aufgrund der politischen Brisanz oder ethischer Fragen entgegenstehen.
Kooperationsprojekte mit geringer geschäftspolitischer Bedeutung (Drittmittelprojekte der Kategorie 3), die weniger als 50.000 Euro Sachmittel und weniger als 3 Personenmonate (bereits zugewiesene Personalressourcen) benötigen („Bagatellgrenze“), werden ebenfalls nach der Variante A qualitätsgesichert.
Bei Projekten, die zusätzliche Personalmittel erfordern, ist grundsätzlich eine Qualitätssicherung nach der Variante B erforderlich.
Variante B: Zusätzliche Qualitätssicherung außerhalb der Forschungseinheiten
Eine Qualitätssicherung durch die AG Projektbegutachtung (Variante B) ist erforderlich, wenn:
- Projekte der SGB-III- oder der SGB-II-Forschung Finanzmittel des BA-Forschungstitels, des Sachverständigentitels oder des IAB-Projektkostentitels benötigen und die Summe der zusätzlich benötigten Sachmittel die Schwelle von 50.000 Euro überschreitet;
- Projekte zusätzliche Personalmittel (über die der Forschungseinheit bereits zugewiesenen Personalmittel hinaus) benötigen;
- es sich um Drittmittelprojekte der Kategorie 2 (Kooperationsprojekte mit hohem Eigenanteil des IAB oder hoher geschäftspolitischer Bedeutung) oder der Kategorie 3 (Kooperationsprojekte mit geringerer geschäftspolitischer Bedeutung) handelt, soweit letztere über der Bagatellgrenze liegen (d.h. mehr als 50.000 Euro Sachmittel und/oder mehr als 3 Personenmonate benötigen).
Eine Qualitätssicherung durch die AG Projektbegutachtung ist zu prüfen, wenn ein Projekt
- mehr als 3 Personenmonate Personal benötigt (auch wenn es allein aus Bereichsmitteln finanziert wird bzw. unterhalb der Bagatellgrenze liegt, s. o.) und
- es von hoher geschäftspolitischer Bedeutung für die BA ist,
- es politisch brisante oder umstrittene Fragestellungen bearbeitet,
- forschungsethische Fragen zu klären sind
- oder andere Reputationsrisiken für das IAB bestehen.
Die Identifizierung solcher Projekte erfolgt, nachdem die betroffene Forschungseinheit das entsprechende Projekt mit Angaben zur geschäftspolitischer Bedeutung und zu besonderen Risiken im Projektleitungs-Cockpit eingetragen hat. Die Leitung der AG Projektbegutachtung entscheidet dann gemeinsam mit Mitarbeitenden der Institutsleitung, ob der Institutsleitung eine Qualitätssicherung nach der Variante B oder ein Verzicht auf eine bereichsexterne Qualitätssicherung vorgeschlagen wird. Die Entscheidung der Institutsleitung ist im Projektleitungs-Cockpit zu dokumentieren.
Variante C: IAB-externe Qualitätssicherung durch Einrichtungen der Forschungsförderung
Sollten Teile eines geförderten Projekts (Projektkategorie 1) aus zusätzlichen Forschungsmitteln des BA-Forschungstitels finanziert werden (z. B. eine Erhebung) und nicht ausdrücklich durch den Drittmittelgeber mit begutachtet werden, gelten für die nicht von der externen Qualitätssicherung erfassten Teile die Regeln für Variante B, wenn zusätzliche Sach- oder Personalmittel benötigt werden, die dem Bereich noch nicht zugewiesen wurden. Werden die zusätzlich benötigten Ressourcen durch Bereichsmittel erbracht, gilt Variante A (Qualitätssicherung in Bereichsverantwortung).
Die formale Prüfung, ob sich die externe Qualitätssicherung auf das gesamte Projekt bezieht oder nicht, obliegt dem Drittmittelreferenten. In Zweifelsfällen ist die AG Projektbegutachtung einzuschalten.